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About ctcLink

ctcLink项目是一个集中系统的实施， 学生和教职员工获得现代化的功能和更有效的指导方式 business. PeopleSoft企业资源规划(ERP)系统提供了一个集成的 软件体验使我们的许多业务流程在标准化的基础上流线化 在华盛顿州所有34所社区和技术学院的平台.

MyWVC/ctcLink Student Resources     ctcLink Employees Resources

在ctcLink中，实现、转换和验证指的是加载的过程 从旧的遗留系统到PeopleSoft的数据(点击). The conversion process involved 确定必须带入新系统的数据，并将数据映射到PeopleSoft 字段，将旧代码转换为PeopleSoft代码，最后加载干净的， compatible data into PeopleSoft.

该项目由SBCTC项目组牵头，目前还在努力配置中 the system to work across all the colleges.

各种ERP模块涵盖了我们的核心流程，如注册，课程管理， 工资，人力资源，财政援助，财务服务和报告. Once implemented, all students and employees use this new system.

 ctcLink System Overview

Progress So Far:

三所试点学院(斯波坎社区学院，斯波坎瀑布社区学院， 和塔科马社区学院)在2015年8月上线了ctcLink. After a rocky 首先，ctcLink经历了多轮的改进和升级.

皇冠8868会员登录谷学院于2021年2月8日开始使用我们的ctlink配置 (for employees) and February 22, 2021 (for students).

我们旧的(称为Legacy)管理系统(SMS、FMS和PPMS)已经过时了. 华盛顿州社区和技术学院实施了遗产系统 1979. 经过40多年的使用，这些系统存在严重的故障风险. The database and reporting tools in use were no longer supported. Considerable effort was needed 为了保持陈旧的系统的运行，努力不断地成长和成为 more expensive every day. There was no ability to improve or upgrade that system.

ctcLink项目是整个社区和技术的巨大飞跃 colleges (CTC) organization. 虽然有许多大大小小的好处，这里 are a few highlights for faculty, staff and students:
  • ID Numbers -学生和工作人员有一个单一的电子记录，只有一个身份证号 to all 34 colleges.
  • Admissions Application 未来的学生有一个入学申请程序，无论何时何地 they decide to attend.
  • Financial Aid Process -新生和归国学生有一个单一的经济援助申请流程.
  • Student Monitoring Tools -学生可以监控他们的“获得学位的时间”，导师可以审核整个过程.
  • Course Catalog -学生可以访问集中的课程目录.
  • Single Electronic Record -教职员工有一个单一的电子记录和一个身份证号.
  • Mobility -随时从任何设备(智能手机，平板电脑或电脑)访问信息 or anywhere.
  • Modern Online Tools -整个设计具有直观和可定制的用户体验 platform.
  • Standardization -通用流程，提供高效和有效的体验.

Financial Aid System (FAS/FAM): 管理和管理财政援助服务的财政援助制度. This transitioned to PeopleSoft Campus Solutions (CS).

Financial Management System (FMS): 管理和管理财务和会计的财务管理系统 services. This transitioned to PeopleSoft Financial Management (FIN).

Payroll/Personnel Management System (PPMS): 工资/人事管理系统，管理人力资源和工资 processing services. This transitioned to PeopleSoft Human Capital Management (HCM).

Student Management System (SMS): 学生管理系统，管理和管理所有的学生和课程 related business functions. This transitioned to PeopleSoft Campus Solutions (CS).

Some 3rd 使用这些后端系统数据的第三方软件或本地应用程序 were also replaced in the process. These include, but are not limited to, Degree Audit, 教员公文包和TLR(时间和休假报告).

报告工具(DataExpress/By Request)被PeopleSoft报告所取代 tools. 每所学院确定并培训了一个主题专家(sme)核心小组。 与SBCTC和其他学院合作，编写所需的报告. Staff and 教师可以访问运行报告的要求，他们分配的职责.

由于ctcLink实现只转换了小窗口的数据，访问不了 the legacy data is provided on a read-only basis.

ctcLink实施计划转换了任何活跃学生的所有注册数据 within a six-year (prior to October 2019) period. Personnel and payroll data was only converted for the previous two years.

遗留系统被置于只读模式，并可通过遗留系统访问 software for a time that is yet to be determined. While staff have access to the data after Go Live, they are unable to alter it in any way. When all colleges have been 迁移(目标为2022年)和新系统稳定，遗留系统将 be sun-setted. 然而，遗留的数据将是可用的，直到尚未确定 methods for reporting purposes.

这取决于你在大学里的角色——如果你使用的是Legacy系统(比如FMS)， SMS, PPMS或FAM)，您将学习一个全新的输入系统和过程 and accessing information online. Those who didn't use the Legacy system on a daily Basis也看到了变化，比如为某些任务增加了皇冠8868会员登录工作流 而且，对于每个人来说，新的皇冠8868会员登录工具的附加好处是访问和管理个人信息 records.

ctcLink Pillers

ctcLink is made up of three main working systems or pillars; Campus Solutions also 财务管理(FIN)和人力资本管理(HCM). There 各个模块之间的大量交互是一个单一的支柱，但是 支柱之间也有相互作用和报告. This topic will introduce 您对三大支柱以及这些支柱如何融入SBCTC实施 PeopleSoft.

ctcLink工作人员由WVC工作人员组成，他们在其中一个或多个支柱中工作.

Where Do I Belong?

支持所有学生管理业务流程. This replaces the student 管理和财政援助系统(SMS, FAM和学位审核)，以及提供 通过移动技术集成自助服务. Financial Aid and Student 财务流程也在校园解决方案支柱之外工作. CS consists of the following:

Academic Advisement

 用于跟踪学生毕业必须满足的要求和政策.
Academic Structure Helps manage academic plans, groups and organizations.
Admissions and Recruiting 帮助计划、管理和跟踪招生和招聘活动.
Campus Community 使管理和维护广泛的传记和人口统计 机构内部感兴趣的人员和组织的信息 and external. 包括管理沟通，评论和清单(3C).
Continuing Education 帮助整合分析，促销/豁免代码设置，产生营销和 宣传材料和通讯，以及继续课程的新生入学 Education.
Curriculum Management (Course/Class) 管理课程安排，准备课程目录.
Financial Aid 自动化联邦和机构的财政援助处理，以提高效率 operation. 它提供了灵活性，并帮助管理申请人的经济援助活动 and students.
Student Financials 使您的机构的学生财务信息的管理和计算. 计算学费和杂费，账单客户，并发出退款. Provides functionality 启用学生支付计划的设置和实现自动化 collections process. 与总账集成，正确跟踪和分配 institution's debits and credits.
Student Program and Enrollment (Student Records) 允许您输入、跟踪和处理课程目录中的所有学术信息 以及学生课程、计划和子计划的课程表. Includes Transfer Credit.
Self-Service (Students) 使顾问，教师，学生和工作人员查看和更新信息. 允许学生支付学费和注册课程. Also assists advisors, faculty and staff with job duties.

提供支持金融业务流程的功能，并替换现有的 财务管理系统(FMS)，以及提供重要的附加功能 in Supply Chain Management (Purchasing). FIN consists of the following:

Accounts Payable

提供创建凭证的功能，将这些凭证与购买相匹配 orders, and posting payments.

Accounts Receivable 允许您输入和跟踪收入，张贴到客户帐户和应用付款.
Asset Management Add, maintain and retire assets. Used to budget for assets, adjust or transfer them, and calculate depreciation. Also used to manage physical inventories and archival.
Billing Help create and manage bills and invoice customers. Will create potential receivables 并生成最终转到总帐的会计分录.
Budgeting 能够评估业务选择，设定财务目标，进行基于场景的操作 假设分析，准备预算，并适应不断变化的经济环境. Creates forecasts and tests assumptions and scenarios. 
Cash Management 用于管理银行交易(如电子资金转帐)和计算 cash position.
Expenses 用于处理旅行许可和现金预支，生成费用报告 and post payments.
General Ledger Core of financial system. 其他每个FIN模块都可以创建会计分录 这些最终会输入到日志中，然后发布到适当的 GL ledger using Chart of Accounts.
Grants/Projects/Contracts 赠款是用来帮助计划，管理和跟踪赠款活动，创建预算和 create proposals. 项目用于定义项目进度表和活动，捕获 各种成本，如采购或时间和劳动力产生的成本. Contracts is the primary module for dealing with contracts; from proposal to award. Grants and projects both feed into contracts.
Purchasing 用于准备报价请求、采购订单和采购合同. Also 允许更改订单，对账，接收和返回项目.

支持人力资源业务流程，取代现有的人事和 工资单管理系统(PPMS)，以及周围提供的附加功能 recruitment and talent management. In addition, online employee self service is provided. HCM consists of the following:

Absence Management 使组织能够自动化计划和补偿支付的过程 and unpaid time off for employees. Seamlessly integrates with Time and Labor and Payroll modules.

Benefits

 全面的福利管理解决方案，支持全方位的福利计划 制定计划，并提供维护福利记录和回应所需的一切 回答决策者、经理和其他员工的询问.
Faculty Workload 使您能够监视选定的教学和非教学工作负载 faculty, instructors, and staff.
HR Core 员工信息初始设置区，包括工作数据、个人信息; 职位数据、加薪补偿维护和工会信息.
Payroll 计算毛收入到净收入、扣除和相关税收的引擎. Integrates with other modules (HR, Time & 劳动、总账、项目、招聘、薪酬) 协调广泛的工资、奖励和费用支付.
Self-Service (Employee/Manager) 使员工和管理人员能够审查、添加、更新、删除、提交批准; 和/或批准个人缺勤、休假和工资信息的变更.
TAM (Talent Acquisition Management) 先进的申请人跟踪系统，旨在加快招聘过程.
Time and Labor 提供对跟踪员工时间和劳动的完全控制. Also integrates with 人力资源，工资，和项目成本核算模块，允许您访问和使用员工 and payroll information.